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写给甲方的建馆筹备书

原创 09-22

如果你是甲方,如果你想要筹建一个展示空间,比如博物馆、企业馆、形象馆或其他展示空间,你是否会陷入以下这几种困境。

第一,  不知道从哪里入手。

第二,  不知道项目的全流程。

第三,  不知道自己应该找什么样的团队。

第四,  不知道自己应该怎么与专业团队配合。

第五,  怎样省时、省力、省钱。

第六,  项目做着做着就开始混乱,千头万绪,焦头烂额。

……


这其实源于你对展览展示行业的认知不足,所以本文将争取用比较短的篇幅告诉你,怎样厘清筹建一个展馆的前期思路,怎样合理化自己的工作流程,怎样较好地控制建馆成本

 

一般情况下,一个展馆项目我们将它分成四个阶段:筹备阶段、创意阶段、营造阶段和运营阶段。

今天我们重点讲筹备,筹备阶段的工作我将之分成四个部分,分别是:


PART1:认知的获取

PART2:建立项目组

PART3:制定计划表

PART4:工作标准化



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认知的获取



比如你要建一个科技馆,首先你得知道什么是科技馆,你要建一个博物馆,你得知道什么是博物馆。

一般情况下,你需要从三个方面建立对项目的整体认知。

 

其一:纵向认知。过去的项目是什么样的,现在的是什么样的,未来将会是什么样的。

其二:横向认知。我这个地方有没有类似的项目,其他城市有没有,其他国家有没有。

其三:竖向认知。是否只有展示一个业态,需要与其他业态与功能跨界吗?

 

为了获取以上的认知,一般我建议你做这三件事:

其一:看几本有关本项目的基础文献,了解基础知识,比如图书、论文、纪录片。



其二:实地调研与本项目类似或有参考意义的项目。



其三:归纳、总结本项目与其他项目的异同点,本团队讨论或与咨询方交流找到本项目的定位。



获取认知的过程短则数天,长则数年,并没有一定之数。

 

在这个阶段里,如果只能用一句话总结的话,就是:你和你的团队得明确地知道自己要做什么项目,至少你自己得清楚


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建立项目组



一般在项目的筹备的初期,你的团队可能只有你一个人,稍好点的情况,可能有几个人,你知道他们将在项目中,但并不完全确切地知道他们所具体扮演的角色。

那么,通过第一阶段的团队学习,接下来你们要做的,就是建立团队,并明确团队成员的分工

你是不是想说,有没有可能,我自己一个人搞定。

几十、几百平米的展示项目是有可能的,但如果项目达到一定规模,它的工作量是巨大的,并不建议你自己一个人搞定。

如果是中大型的项目,建立的项目组一般会由三类团队构成。


第一类:本方项目团队


本方项目团队一般包含至少以下几类工作职能人员。

管理专员


负责项目整体进度的把握、项目资源的统筹、与供应商的衔接、项目资料的管理、成本的控制及团队关系的协调。这个职能是团队中最重要的职能,其他可以没有,这个必须有。

展品专员


除了一些虚拟体验或多媒体体验类型的展馆,你要建馆肯定要有物品来展示吧,你是企业馆,那就得统计进馆的产品吧,你要建博物馆,你需要各类实物展品吧。展品专员就是负责展品的征集、购买、统计、归类、建档、保管、物流、养护的专职人员。


内容专员


你建馆的目的是为了传送内容与信息,最熟悉这些信息的人可能就是你们自己,比如企业展馆,最熟悉内容的人就是你们自己,所以就需要内容专员至少理性化地整理本项目的内容框架、准备内容资料包(文字、图片、影像、实物资料等),并由他与未来的合作伙伴对接,进行内容的培训、说明及后续的资料沟通。

注意:内容专员与展品专员的工作有重合的地方,请根据项目实际情况安排他们的工作边界。


运维专员


将来展馆是需要运营的,要有讲解员,要有保洁、保安、技术、行政管理等等人员,现在的展馆大多还需要跨界联合运营,甚至还希望盈利,这就需要熟悉运营事务的专员,结合本企业、本组织的基本情况,在项目初期介入,提出实际运营上可能遇到的问题,以帮助供应商避坑。


法务专员


展馆项目将来可能涉及到大量的外包团队、建筑、创意、设计、硬件采购等,法务专员必须在全过程合情合理地维护己方的利益,规避法律风险。


财务专员


他的作用与法务专员相似,但职能界定于财务领域,同样是合情合理地维护己方的利益,保障项目的顺利推进。


其他专员


你还有可能需要与门与建筑方对接的建筑专员,与政府方衔接的行政专员,专门处理日常事务的项目助理等等,看你自己项目的需要。


注意事项


1)  以上团队成员中,一些小项目可能只有一个管理专员,可能就是你自己。

2) 中型的项目人员可能也不太多,所以有多个工作内容是可以由一个人来完成的,可以由项目管理人员指定,也可以商量确定。

3) 统一接口,由项目管理专员这个唯一接口与将来的专家团队、展览团队的负责人对接,这样虽然会增加项目管理人员的工作量,但可以减少大规模协作中的信息混乱问题。比如,内容专员未经管理专员同意情况下,私下和专家团队、供应商团队交换信息,比如发资料,可能内容专员方便了,但是项目经理不知道这件事,就会给他的管理带来麻烦,所以必须征得管理专员的同意,并第一时间将沟通成果反馈给管理专员。



第二类:策展专家团队


通过初期的学习,可能你对展览展示已经有了一些认知,少数甲方可能已经达到了半专业的水平。但是即使如此,你对展馆项目的认知并不足以支撑你对未来供应商、乙方工作内容好坏的判断,所以你需要一个比较独立的第三方评审团队来辅助进行判断。

 

一般情况下,你需要以下这几个工种:

建筑专家:熟悉建筑的各种规范、工作流程、行政流程等等。

管理专家:熟悉展览展示项目的全流程、团队工作边界、一般工作节点、行政报批事务等。

策展专家:熟悉展览展示项目的内容工作流程,拥有内容理性化及感性化能力。

设计专家:能够对展览项目的空间提出合理化的建议,规避展览及建筑的设计问题,比如层高、管网、消防等。

多媒体专家:熟悉内容的表现形式,可以针对不同的内容提供合理的多媒体化建议。

技术专家:熟悉各类展示技术,包括硬软件,亦可以在项目前期规避许多坑,比如投影距离、设备体积、亮度参数等等。

 

注意:这个策展专家团队你可以邀请各个成馆的馆长、策展人担任,也可以邀请独立的第三方咨询团队担任,他们一般情况下是不参与后续的策划、设计、营造及运营工作的,并应尽量减少他们与未来供应商之间的关联。



第三类:内容专家团队


如果你的项目不大,或者项目内容量不大,内容专家团队是可以不需要的。

但如果你要筹建的是一个博物馆、科技馆或某种专题展馆,那内容专家团队则是必须的。

比如你要做建筑博物馆,那你就需要大量的建筑领域专家,中国古建筑领域,近现代建筑领域,西方建筑史……如果你要做安全博物馆,就需要气象、交通、消防、环境、野外、毒品、信息、生产、急救等各类专家。

这些专家们要做的事情主要有三方面:

其一:原始内容的采集与供给。

比如一个陶瓷博物馆,内容相当之专业,乙方的策展人如果是非专业人士是很难上手的,所以就需要专家团队提供比较系统化的内容,帮助乙方的策展人了解内容。

其二:创作成果内容的审核。

创意过程中,由于策展方的对内容的把握还不足,可能会出现常识性的错误,比如年代、时间、材质、建筑等等,这需要专家团队对过程文件及最终成果进行审核,及时提醒并处理。

其三:开馆后的内容更新。

开馆后会有各类新内容的更替,也需要内容专家组重复前面两个阶段的工作内容。

 

你可能会问,展示形式与技术不需要他们来审核吗?

建议不要,一般情况下这些专家的年龄不会太小,另外术业有专攻,可能他们觉得很不错的展示形式其实已经非常陈旧,所以,这块工作交给已方创意顾问与乙方创意团队吧。


第一阶段总结


在这个阶段,你可能只有一个人,但你得知道本项目需要完成的各项工作职能和边界,并能借助供应商和专家团队的力量,帮助你顺利建立项目、推进项目。


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制定计划表


团队有了,如果你有汇报对象,那你的领导肯定会希望了解整个项目的推进计划。

这时候,你就需要制定一个比较完善的工作计划表了,为了方便说明,我分享一个比较常见的工作计划表:



从图中大家可以看出,工作计划表一般包含三个方面的信息:


其一:团队及分工

其二:时间进度把握

其三:关键节点事务


其实只要具体以上三个部分的内容,工作计划表的形式可以是多样的,你可以用项目管理软件、脑图、普通文本都可以。

 在项目工作计划表里,有几个关键的事务请你注意:


内容包:包含展品清单、内容资料文本、图像、音视频等。

招投标:决定采用EPC模式还是分段招标的模式。但如果你是一家私人企业,可以直接以委托的方式进行。注意:一般比较好的团队是不参与比稿的,所以请自行判断请什么样的团队。

展览大纲:根据内容包,策展团队给出展览大纲。

概念设计:根据策展团队的展览大纲,设计团队给出初步的空间概念设计建议,包括平面布局、空间风格、观众动线、展示形式建议等内容。如果供应商是一家单位,展览大纲与概念设计是可以同步进行的,让他们自行内部安排工作时间即可。

扩初或深化设计:概念设计认可后对空间进行深化创作的过程,包括空间效果图、技术说明图、灯光图、施工图等等。

施工阶段:包含施工前期准备、施工实施(硬软装、硬件进场、内容调试、陈列布展)、收尾验收、售后及维保工作节点。

运营阶段:试运营及正式运营工作节点。


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工作标准化


工作标准化的目的是通过建立一套共同工作方式,让你的工作效率最大化。

一般包含以下工标准化工作内容:

1)       文件标准制度


因为涉及到的团队太多,每个人的工作习惯是不同的,如果你不建立统一的文件标准,到时A给你一个WORD,B给你个PPT,C给你一个AI文件,D给你一件不知名格式的文件,会让你的工作极其难受。

所以我们建议的标准文件制度包括以下几个内容的限定:


软件版本及格式的限定


比如文字编辑统一用OFFICE WORD,A4,图片编辑统一用Adobe Photoshop,表格文件统一用OFFICE EXCEL,展示文件统一用PPT,A3,剪辑文件统一用PR,建模统一用MAX或SKETCHUP等。

并且规定它们的提交格式也尽量统一在一定范围,比如影片格式用MPEG、AVI、 MOV、 WMV、MP4等。


对字体的限定


字体是有版权的,所以可以对自方或乙方的文本做出具体的字体限定,比如字体、字号、间距等。当然,如果出于个性化或设计效果的考量,这块是可以放宽要求的。

对文件命名和文件管理方式的限定


对各种”新建文件夹“、”最终稿123“已经厌烦了吧。

那就规定具体的文件命名标准,这方面大家可以参考:


《简易文件文档管理办法》
大多数人没有接受文献检索的系统培训,对文件的命名、放置全凭个人意愿,经常出现“新建文件夹”“NEW123”“asdf”"文件夹NEW"等不规范命名。很容易出现找不到文件,需要花费较多时间去找文件或文件交接混乱等问题,工作效率不高。
1 文件管理建议
采用树型目录管理法;
及时备份当天工作文件,防止文件丢失;
对文件进行重要修改时,建议复制新文件,在新文件上根据日期进行重命名后操作;
2 文件夹命名方法
项目文件夹
项目名称首字母+_+项目名称+日期+(项目编号);
如“S_上海自然博物馆201012(152021)”
其他树型目录
阿拉伯数字编号+文件主题;
如“1参考文献”“2过程文件””3最新成果“等
3 文件命名方法
项目名称首字母+_+文件名+_备注_+日期+(作者全名);

如“S_上海自然博物馆展示大纲20101205(李四)”,”S_上海自然博物馆展陈设计方案_打印版_20101205(李四)“


2)       版权审核制度


在版权越来越受重视的今天,是必须对各方的版权进行审核的,不然可能一张图、一个字体或一段文字就能让你麻烦丛生。

一般版权审核的范围包括字体、文本、图文、视频、视频、软件、装置等内容,原则上没有取得版权许可的文件是不允许出现在最终成果物里面的,所以在创作过程中必须对产物进行版权标注,如:无版权、自有版权、非商用版权、商用版权,并在最终成果物里进行自查,看看版权的使用范围,比如时间、地点、内容范围等是否侵权(这也是法务为什么要在前期介入的原因之一)。


3)       团队工作制度


你自己的团队以什么方式及时沟通信息?周会?月报?

专家们是以什么方式帮你进行内容的审核呢?工作方式是怎样建立呢?采用例会制度?在哪个办公?以什么方式做为回馈?这些也是需要制定下来的。



基本上做到以上四个部分的工作,你的展馆项目筹备就算是开了个好头了。而关于项目的创意阶段、营造阶段、运营阶段的工作,我已系统化地呈现在我的公众号里,大家到公众号首页,进入《策展知树》即可,今天不再涉及。

 

或有遗漏,还请大家不吝指教!

以上本文全部。


策展人叶秋

微信号:yeqiu4766314



练习,练习,一切便随之而来


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