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做活动执行被说low?像包工头又像保姆…

原创 2023-12-14

这两天,猫妹妹看到了一个活动人讲述了自己的执行工作内容,一起来看看。

【Donna】

有时候我也觉得这个工作挺low的,自己跟个包工头似的,带着一帮人把舞台搭了,把桌椅摆了,把保洁做了,吃的喝的茶歇准备了等等,顺便还兼顾彩排,照顾领导等等,又像包工头又像保姆

很多人会感到疑惑,活动执的工作内容这么简单?

其实,活动执行是活动全案里最关键的一环,再完美的策划方案,没有强有力的执行,终究是纸上谈兵。

看似一场简单的活动,其实非常考验活动管理者的用心程度。执行阶段包含了多项工作,想要成功完成一定要做到事无巨细。

今天,猫妹妹就以活动总负责人(PM)的视角来说一说,有需要的小伙伴赶紧先收藏,再认真阅读!文末末末福利啊~送表格啊~~~

开动员大会、明确目标

当接到一项活动任务时,PM需要先梳理自己的思路,根据实际情况设置合理的活动目标及策略。

然后组织各部门负责人,安排所有和这场活动相关的参与人员一起开动员大会。

①品牌宣传组:策划、运营、媒介、设计师、文案等;

②物料组:印刷、采购、现场布置等;

③接待组:销售、媒介、行政等;

④拍摄组:摄影师、摄像师、灯光师、后期等;

⑤业务组:销售、客服等。

开会内容主要围绕以下5点:

①阐述活动背景;

②明确且量化活动目标;

③分解目标,进行执行细化;

④根据活动的性质、规模、时间等要素,划分活动各小组执行细项,初步确定各小组任务目标及职责划分,同时进行需求整理;

⑤需求整理收集完成后,制定基础的活动流程规划框架。

活动统筹

由于中大型活动涉及到的人员及分工类别较多,PM无法具体管控到每个细项,因此PM主要把控重要的6张表,分别为:活动流程表、活动预算表、核心物料表、时间跟进表、人员分工表、嘉宾接待表

把控预算

相信每个活动人都有一个深刻的体会,就是策划方案经常与实际落地有较大差别。其实解决办法很简单,那就是前期的沟通与协助。

前期就对策划方案中的一些有顾虑的观点再次问询,比如:

①哪些是可实施性的;

②哪些是无法落地的;

③哪些内容是可实施的但在某些方面会有困难的;

④如果这么做后期需要哪些人配合做哪些事。

随后和各小组负责人沟通所有的预算支出明细后,PM整合一个整体预算大表提交审批。

按计划执行、监督

待预算申请通过、人员分工确定后,就开始按照计划进行宣传推广、物料生产及嘉宾邀请。

PM主要管控以下3点:

1、保证重要信息输出准确

所有宣传物料需确保准备充足;无论是从视觉还是内容上要保持一致性和准确度,一些低级问题绝对不能出现,比如缺少logo、公司信息不正确,嘉宾名称失误等,重要物料PM要做最后的审核确认。

2、实时进行数据监测

定期监测数据,一是为了保证到场人数,二是通过监测投放效果考究媒介质量,效果不佳时需及时做出策略调整,提高传播率。

监测平台主要有:

①官方微信公众号的阅读量;

②官方微博的转评赞;

③活动平台的后台报名数据;

④业务组邀请嘉宾数据;

⑤各媒介投放实时的传播率。

3、各小组负责人定期汇报进度

根据每个时间节点,PM和各项目组负责人单独开会,确认进度进程,防止物料生产不及时或宣传节奏落后。

现场筹备

1、制作Rundown(执行台本)

PM需要制作现场整体的活动执行台本,含内容、时间、时长、描述、 音控、屏幕、灯控、道具等要素,以及所有负责人的通讯方式。

2、动员大会

发布会开始前一天在活动场地召开活动前的动员大会,动员大会主要内容:

①对各项目组负责人分发执行台本,并进行整体人员分工及介绍、活动流程及内容介绍、接待嘉宾注意事项等;

②对各项目组准备工作进行最终确认;

③走动线,从踏入活动场地正门开始,让所有工作人员都了解电梯区域、签到区域、重要嘉宾休息区域、音控台、工作室、洗手间、现场舞台等所有和活动相关的区域具体位置。

3、提前彩排

发布会提前一天走台彩排,需要注意3点:

①测试舞台效果:测试声光电效果、按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等,保证流畅性;

②指导演讲者站位:带演讲者熟悉场地、走位,以及确认演讲时音乐跟随内容的cue点;

③预演发布会仪式:提前预演,保证细节不出错。

4、文件管理

与活动相关的文件管理需及时整理,让各个需要文件的工作人员可以及时传递,从而提高工作效率。

活动中所涉及到的文件档案主要包括:各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等。

会后跟进

会后跟进工作也是活动的重要环节,于活动结束之后,需及时对活动进行跟进整理,具体包括如下几个方面:

1、会后撤场

有序安排各部门进行撤场,还原会场整洁,执行负责人办理撤场手续。

2、感谢短信发送

活动结束后,需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。

3、会议/活动纪要

活动结束后,工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录,撰写会议/活动纪要,针对重要活动,需要形成活动记录,甚至形成会议/活动成果书籍。

4、活动新闻稿

活动结束的当天晚上,工作人员整理活动新闻稿,保证第二天及时进行新闻发布。

5、音像资料整理

及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,重要活动的视频和图片还须进行刻盘,连同其它活动成果资料、洗印照片等。

6、活动文件归档

在会后跟进的基本工作完成之后,对活动文件进行归档整理。


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